På et kontor er information altafgørende. Der kan komme mange nyheder på en enkelt dag, og visse af disse er vigtige at få spredt ud. Manges go-to metode er en rundskrivelse. Disse er ikke dårlige, især ikke hvis folk alligevel sidder ved deres skærm med arbejdsmailen åben.

Problemet er, hvis det er information, der gives i andre tilfælde. Hvis der er kø foran kaffeautomaten, så skal man jo stå og lave et eller andet. Man kan sagtens tjekke mails imens… Men hvorfor gøre det på den lille skærm, inden man skal drikke kaffe, når man snart er tilbage hos den store?

Need or nice to know?

Med informationsdistribution så skal man tænke meget over hvad man deler ud og hvordan. En infoskærm er fantastisk til at give forskellige betydningsfulde informationer omkring planen for i dag og sørge for at informationen kommer bredt omkring. Men infoskærme skal lige så stå et sted mellem en need to know og en nice to know.

Her kan mails virke mere direkte. Forestiller du dig at en kollega er sygemeldt i dag, så det medfører lidt ekstra arbejdsgods. Det er en ideel need to know information for dem som arbejder med dem. Men det er en nice to know for dem der er stødt på dem når der er kage i kantinen. Bliver fraværsmeldinger bragt via mails så virker det mere alvorligt… og det kan gå hen og blive Peter og Ulven.

Infoskærme kan ligeså bruges hvis der sker et særligt event på kontoret. Har nogle gæster lejet et af lokale til at holde møde, så kan skærmene være vigtige for at uddele tidsplan, mødelokalets nummer m.m.

Det professionelle look

Men infoskærme har også noget at sige om dig og dit kontor. Det er flot at man har udprintede bemærkninger om nødvendige ændringer for et særligt lokale eller en service. Problemet er, at det er også noget, man ser i alt fra børneinstitutioner, skoler og andet barndomsrelateret, at et papir med et billede virker useriøst i et kontorregi.

Man undgår både at fremstå som en institution for mindreårige såvel som at spilde papirer ved at ty til den elektroniske infoskærm. For gæster er det en rigtig god oplevelse at kunne få en åben indsigt i hvad der foregår i kontorbygningen. De vil se at medarbejdere får en seriøs plads i systemet når deres fødselsdage eller fravær meddeles over en skærm.

Det kan være vigtigt for besøgende eller kommende ansøgere at se hvordan information og kommunikation uddeles mellem kolleger og medarbejdere. Rene linjer kan virke for professionelt og skabe en tone af at stedet er for firkantet, mens det i virkeligheden er et varmt og imødekommende sted. Der er tonen i kommunikationen en særlig nøgle til at vise, hvor firkantet stedet egentlig er.

Så det professionelle look som en infoskærm kan give, kan også give indsigt for udefrakommende om, hvor mildt og menneskeligt det kan være samtidig.